在宅勤務導入を実現し、お客様の対応スピードも向上
―アペルザ クラウド(WebFAX機能)の導入を検討し始めた背景やきっかけを教えてください。
コロナの影響で通常時のまま業務遂行することが難しくなり、東京支店で在宅勤務の体制を作り始めました。他部門は比較的かんたんに移行できましたが、お客様の受発注を承るCS課(顧客 対応部署)は日々大量のFAXを東京支店にいただくこともあり、中々思うように進めることがで きませんでした。
BCP(Business Continuity Plan)の観点からも対応が急務と判断し、他 サービスも検討しましたがメールマーケティングツールと一元管理できることもあり、アペルザ のサービスを導入することにしました
―アペルザ クラウドの導入を進めていく段階で、何か気付きや発見はありましたか？
BCP対応は全社的に優先度の高い課題だったので導入時の社内抵抗等もなくスムーズに進みました。また、現在の紙ベースでの業務フローを大きく変えることなくオンライン化するものを 探していたこともあり、CS課のメンバーも混乱なく使い始めてくれています。
導入当初からメンバー達にはアペルザとの会議に参加してもらっていて、自分たちの業務を円滑に進めるためにはどうしたらいいか考えて意見を出してもらっていました。今もより生産的な進め方になるように自発的に業務運用ルールをブラッシュアップしてくれています。
―アペルザ クラウドの効果は出ていますか？
当初目的としていたCS課への在宅勤務導入ができ、BCPへの対応も進みました。また、副次的ではありますが、アペルザクラウド上で営業担当と業務担当同士が同じFAXを確認できるよ うになり、お客様への対応スピードも上がり、連絡にかけていた時間も削減できたと思います。
―今後、アペルザ に期待することはありますか？
Web FAXの機能拡張に合わせて全拠点導入を行い、本社および他拠点の業務の平準化をしていきたいと思っています。またゆくゆくは業務センター化など更に生産性をあげる方法も検討し ていきたいです。
今まではブラックボックスになっていたFAX量や取引データも可視化できるようになると聞いているので業務の効率化だけではなく、データ分析を行い営業活動への貢献もしていきたいと思っています。